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2004-2010

El Ayuntamiento de Santa Mª de Cayón un año más continúa con el proyecto de catalogación y ordenación del archivo municipal en convenio con el Servicio Cántabro de Empleo, para lo cual ha sido contratado personal especializado que durante los meses de julio a noviembre seguirá desarrollando las labores de organización, catalogación e inventariado iniciado hace 2 años.
El primer año se limitó a la ordenación de toda la documentación que se encontraba dispersa por las dependencias y en el segundo año se comenzó a catalogar los expedientes de licencias de obras tanto de particulares como del propio Ayuntamiento. Tratándose básicamente de licencias de obras desde el año 1935 hasta el año 1981 así como los expedientes que comprenden las obras realizadas por el Ayuntamiento desde el año 1932 hasta la actualidad. También se realizó un inventario que abarca prácticamente toda la documentación con que cuenta el archivo, así como el traslado de diversa documentación que se encontraba aún dispersa por las dependencias municipales.. En esta III fase se pretende continuar catalogando desde el 1982 hasta los años mas recientes.
El fin último que se pretende alcanzar en esta fase es comenzar a informatizar por medio de una base de datos, toda la documentación para lo cual se ha decidido compra un equipo informático, de modo que se facilite la gestión documental y se agilicen las búsquedas.
Debido al gran volumen de documentación con que cuenta en la actualidad el archivo se está produciendo la falta de espacio lo que dificulta las labores propias de archivo por lo que su Alcalde Gastón Gómez así como el resto de la corporación están de acuerdo en la necesidad de acondicionar el local en el que se encuentra actualmente o habilitar un local nuevo para albergar el archivo, facilitando la buena conservación de la documentación, siendo patrimonio documental.

Se tratará de habilitar un local que respete las normas necesarias para la buena conservación de la documentación, con un equipamiento que resulta imprescindible a la hora de dotar de la máxima seguridad a un local destinado a albergar y conservar documentos. Local que debería tener el máximo de luminosidad natural, un sistema contra incendios, así como la instalación completa de alumbrado, sin perdida de la seguridad por lo que se instalaría un sistema de protección contra robos. La instalación de un mobiliario específico, por medio de compactus, o estanterías móviles, optimizando de la mejor manera posible el espacio con que se vaya a contar en un futuro próximo.

Con lo que se ganaría en agilidad en cuanto a los tramites y el poder ofrecer una buena gestión de los documentos y facilitar a los vecinos del municipio sus trámites entre otros asuntos, de modo que sería un aspecto más hacia la mejora de la calidad de los servicios municipales que es el fin primordial del Ayuntamiento.

Debido a que el Ayuntamiento de Santa Mª de Cayón en los últimos años se encuentra en un periodo de gran desarrollo urbanístico y crecimiento demográfico el volumen de documentos derivados de las tramitaciones y gestiones administrativas crecen cada año lo que hace necesario la continuación de los procesos de descripción así como la informatización. Por lo que en los últimos 3 años por medio de las subvenciones aportadas por el Gobierno Regional se pueden llevar a cabo diversos proyectos entre los que se encuentra el proyecto de catalogación del Archivo que ayudan a mejorar los servicios que ofrece el Ayuntamiento.

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